Как подготовить пространство для успешных переговоров
Часто руководители забывают об организации пространства, не учитывая связи между ним и получением прибыли. Можно легко потерять клиентов из-за банальных ошибок.
Итак, много часов потрачено для подготовки контракта. Все готово, и вот она, решающая встреча уже завтра. Но все ли моменты учтены? Соответствует ли ваш офис встрече с важными партнерами и не подведет ли его внешний вид? Не забывайте, что ваше рабочее пространство – это лицо вашего бизнеса. Потенциальный партнер должен увидеть, что у вас все схвачено и четко налажено. На что обратить внимание?
Ничего лишнего. Не должно быть никаких завалов. Оглядитесь по сторонам: кипы бумаг, неисправная техника, годами ждущая ремонта в углу, нагромождение мебели. Есть такое? Все, что не используется, что не актуально, – распределите по категориям. Технику – в ремонт или утилизацию, плохую мебель – списать, явный хлам – выбросить. Устраните лишние вещи до прихода важных людей.
Горячие точки. Это вертикальные поверхности, где скапливаются самые разные вещи: документы, которые не донесли до места, кружки с недопитым кофе, чьи-то ключи, степлеры и так далее. Даже один такой стол или стеллаж производит впечатление бардака. Если на глобальную работу по организации пространства уже нет времени, разберитесь хотя бы с горячими точками – вид всего помещения сразу освежится.
Зонирование. Если приводите клиента в офис для переговоров, вам нужно специально отведенное место. И это не обязательно огромная площадь или отдельный кабинет. Зонируйте офис так, чтобы рядом не было сотрудников с клацающей клавитатурой, разговаривающих по телефону, чтобы мимо не сновали люди и тому подобное. Даже в небольшом помещении можно выделить уютный уголок для таких целей.
У каждой вещи есть свое место. Это позволит избежать конфузных ситуаций: нет ручки, чистой бумаги, а то и нужных документов. Когда каждый сотрудник в офисе четко знает расположение всех предметов, папок, содержимое полок – это вселяет уверенность и спокойствие. А что еще нужно в преддверии важных переговоров?
Гигиена. Вроде бы, очевидное: чистый пол и отсутствие пыли. Но порой эти штрихи упускаются из виду, что смазывает все впечатление. Кстати, если пространство в офисе организовано, даже обычная уборка сокращается во времени.
Вовсе не обязательно, что за все моменты организации пространства должен отвечать один человек. Грамотный руководитель распределит обязанности, а дальновидный – привлечет профессионала, чтобы избежать подобных проблем впредь.
Дезорганизация в офисе напрямую влияет на доходы всего предприятия. Захламленное и неопрятное помещение уже само по себе отталкивает потенциальных клиентов. В бардаке легко потерять нужные документы, а вместе с ними упустить и заказ, и заказчика. Также компании регулярно несут убытки из-за покупки лишних расходников и канцелярии.
Конечно, организация пространства в офисе нужна даже не для того, чтобы произвести впечатление на кого-то. Она нужна больше вам самим. В офисе, где все упорядочено, нет завалов и хаоса, намного легче работать. Налаженный, как часы, механизм офисного взаимодействия – уже само по себе основание всех успешных переговоров.
Эксперт:
Алсу Мухамедшина – профессиональный организатор пространства, основатель онлайн-школы «Время порядка».